Quản lý tồn kho bằng Excel có thể giúp bạn tổ chức và quản lý hàng tồn kho cũng như hàng hóa một cách hiệu quả, cho phép bạn nắm rõ số lượng hàng hiện có và những gì cần bổ sung. Nếu doanh nghiệp không quản lý tồn kho tốt, nguy cơ thất bại sẽ rất cao.
Hiểu được điều này, bài viết hôm nay của Thành Tín 247 sẽ hướng dẫn bạn cách tạo hệ thống quản lý hàng tồn kho trong Excel cơ bản, dễ dàng. Giúp bạn quản lý tồn kho hiệu quả nhất! Để hỗ trợ công việc quản lý kho, bạn có thể tham khảo các dịch vụ của chúng tôi như bốc xếp kho xưởng hoặc dịch vụ chuyển kho xưởng trọn gói.
Vì sao bạn nên quản lý tồn kho bằng Excel?
Tồn kho là số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp sở hữu và lưu trữ tại một thời điểm nhất định. Đây là hàng hóa chưa được bán hết và vẫn còn tồn trong kho. Tồn kho bao gồm sản phẩm nhập từ nhà cung cấp nhưng chưa bán, cũng như các thành phẩm, linh kiện hoặc nguyên vật liệu dùng trong sản xuất hoặc kinh doanh.
Sử dụng Excel để quản lý tồn kho giúp chủ doanh nghiệp biết chính xác lượng hàng cần hạn chế nhập và số lượng hàng còn thiếu. File Excel hỗ trợ quản lý và thống kê nhanh chóng tổng số hàng đã bán và nhập. Bạn có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào để nắm rõ tốc độ bán hàng thông qua file Excel. Để đảm bảo quy trình quản lý kho hiệu quả, bạn có thể sử dụng dịch vụ cung ứng lao động của Thành Tín 247.
Cách quản lý tồn kho bằng Excel hiệu quả
Trước hết, bạn nên làm quen với file mẫu do Thành Tín 247 cung cấp. Mẫu này bao gồm 7 trang tính Excel tương ứng với các phần tử và quy trình cần thiết trong hệ thống kiểm kê:
- Loại
- Vật phẩm
- Đã mua
- Giá bán
- Việc bán hàng
- Hàng tồn kho
- Báo cáo
Với mẫu Excel này, quản lý hàng tồn kho bao gồm 6 bước sau:
- Thêm danh mục và nhà cung cấp
- Thêm các mục
- Thêm mua hàng
- Thêm giá bán
- Thêm doanh số
- Thêm báo cáo
Sau khi quen với mẫu, bạn có thể bắt đầu quản lý tồn kho bằng Excel! Để hỗ trợ vận chuyển hàng hóa, hãy tham khảo dịch vụ bốc xếp hàng hóa của chúng tôi.
Thêm danh mục và nhà cung cấp
Thêm danh mục của bạn
Giai đoạn đầu tiên là tạo danh mục và nhập dữ liệu nhà cung cấp vào trang tính “DANH MỤC”.
Nếu muốn thêm danh mục, nhấp vào nút ‘THÊM DANH MỤC’ để thêm ô mới.
Thêm nhà cung cấp
Thực hiện các bước tương tự để thêm nhà cung cấp. Kết quả trang tính ‘CATEGORY’ sẽ như sau:
Thêm mặt hàng / sản phẩm
Thêm danh sách mục
Chọn trang tính ‘ITEMS’ để thấy danh sách mục với các phần tử:
- Mã sản phẩm: Đảm bảo mã sản phẩm là duy nhất, không trùng lặp.
- Mô tả sản phẩm: Nhập tên hoặc mô tả sản phẩm. Một sản phẩm có thể dùng cho nhiều mã khác nhau.
- Danh mục: Sử dụng thông tin từ trang “DANH MỤC”.
- Kích thước và màu sắc: Điền thông tin kích thước và màu sắc sản phẩm.
- Điểm đặt hàng lại: Đặt giá trị điểm sắp xếp lại để hoàn thành danh sách mục.
Lưu ý: Nếu thêm 15 sản phẩm vào DANH SÁCH MỤC, số lượng trong INVENTORY cũng phải là 15. Chuyển sang trang tính “INVENTORY”.
Kiểm tra hàng tồn kho
Di chuyển đến trang tính “Hàng Hóa”. Dữ liệu từ DANH SÁCH MỤC sẽ được chuyển sang trang “HÀNG HÓA”, giúp bạn kiểm tra tồn kho với các thông tin:
- Hàng hóa hiện tại
- Đơn giá hàng hóa
- Giá trị hàng hóa
- Lượng bán
- Xếp hạng theo lượng bán hết
- Xếp hạng theo số lượng bán hàng
Nhấp vào ‘Mở rộng’ để hiển thị các sản phẩm khác trong kho. Để quản lý kho hiệu quả hơn, bạn có thể cân nhắc dịch vụ bốc xếp Bình Dương hoặc bốc xếp Long An.
Thêm giao dịch mua
Thêm quỹ
Mở trang “MUA HÀNG”. Ô ‘BALANCE’ ban đầu sẽ hiển thị giá trị 0.
Ghi lại sản phẩm đã mua trong một khoảng thời gian. Thêm quỹ ban đầu vào hàng ‘SỐ CÂN BẮT ĐẦU’, ví dụ 1 tỷ vào ngày 6/11/2017. Số dư sẽ tự động cập nhật.
Bắt đầu với đơn đặt hàng mới
Sau khi có quỹ, điền thông tin đơn mua hàng đầu tiên.
Sau khi nhập mã, mô tả sản phẩm, hàng hiện tại sẽ được cập nhật.
Xác định nhà cung cấp của PO và nhập số lượng mua. Số lượng này sẽ được cộng vào hàng hiện tại.
Điền đơn giá mỗi sản phẩm, tổng chi phí PO sẽ bằng Đơn giá * Số lượng. Sau PO đầu tiên, số dư sẽ giảm.
Làm tương tự với các đơn hàng khác. Thêm ngày hết hạn, ô sẽ chuyển đỏ khi đến hạn.
Sao chép đơn giá vào kho tương ứng với từng sản phẩm.
Nếu sản phẩm có nhiều mức giá (ví dụ: $200 và $100), lấy giá trung bình: (200 + 100) / 2 = $150.
Theo dõi hàng hóa hiện tại
Tìm kiếm sản phẩm hiện có trên tab “MÃ SẢN PHẨM”.
Bạn cũng có thể tìm kiếm theo phạm vi ngày.
>> Xem thêm: Quy trình quản lý hàng tồn kho đơn giản và dễ kiểm kê
Thêm giá bán
Chuyển sang trang “GIÁ BÁN HÀNG”.
Sao chép giá cũ và dán vào cột tiếp theo để điều chỉnh. Chèn cột mới để cập nhật giá.
Thêm doanh số bán hàng
Nhập dữ liệu bán hàng
Mở trang “BÁN HÀNG” và nhập dữ liệu bán hàng.
Nhập phạm vi giá từ trang “GIÁ BÁN HÀNG”, chọn đúng ngày giá cập nhật.
Đơn giá sẽ tự động cập nhật theo ngày.
Làm tương tự với các lần bán hàng khác. Khi lượng bán tăng, hàng hiện tại giảm và được cập nhật theo thời gian.
Cập nhật kho hiện tại khi bán hàng
Sau một thời gian, bạn có thể theo dõi doanh số, tình trạng hàng tồn và báo cáo tóm tắt qua tab tìm kiếm. Cập nhật giá trị hàng hóa hiện tại để mua kịp thời các sản phẩm hết hàng.
Sản phẩm mới được thêm vào kho. Theo thời gian, dữ liệu hoàn thiện hơn, giúp bạn theo dõi sản phẩm bán chạy và không bán chạy. Để hỗ trợ công việc bốc xếp, hãy xem dịch vụ bốc xếp TP.HCM.
Thêm báo cáo
Tạo báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng để đánh giá hiệu quả doanh nghiệp. Trong mẫu này, báo cáo hàng tháng được tạo khi bảng mua hàng và bán hàng được điền.
>> Xem thêm:
Kết luận
Quản lý hàng tồn kho là thách thức lớn đối với doanh nghiệp. Theo dõi nhiều loại hàng và dữ liệu sản phẩm có thể khiến bạn choáng ngợp. Giải pháp là quản lý tồn kho bằng Excel!
Với hướng dẫn của Thành Tín 247, việc quản lý tồn kho trở nên dễ dàng hơn. Nếu doanh nghiệp phát triển, đầu tư vào phần mềm quản lý kho hàng WMS sẽ giúp tăng cường quản lý, tiết kiệm thời gian và chi phí. Để hỗ trợ nhân lực, bạn có thể tham khảo dịch vụ thuê bốc vác theo giờ.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VẬN TẢI NHÂN LỰC THÀNH TÍN 247
Địa chỉ: Số 141/30/7C Đường 339, Phường Phước Long B, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Email: bocxep247.vn@gmail.com
Hotline: 0901302454
Website: https://bocxep247.vn/
