Một hệ thống quản lý kho tốt giúp đảm bảo quá trình sản xuất và bán hàng ổn định, đồng thời giảm chi phí cho doanh nghiệp. Hiểu biết và tuân thủ quy trình xuất nhập kho chính xác mang lại nhiều lợi ích cho công ty của bạn. Trong bài viết này, Thành Tín 247 sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xuất nhập kho hàng hóa với các bước đơn giản, dễ thực hiện. Việc quản lý kho sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết!
Xem thêm: Dịch vụ bốc xếp hàng hóa.
Tại sao cần quy trình nhập xuất kho?
Quá trình xuất nhập kho được ban lãnh đạo đặc biệt quan tâm, là bước cơ bản để thực hiện giao dịch hàng hóa. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình này giúp tránh sai sót, giảm thiểu chậm trễ, hư hỏng hàng hóa hoặc tổn thất cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích khi có quy trình nhập xuất kho hoàn chỉnh:
Bảo quản hàng hóa tốt hơn
Hàng hóa, đặc biệt là thực phẩm hoặc hàng dễ hư hỏng, nếu không được bảo quản cẩn thận có thể gây tổn thất lớn. Một kho hàng được quản lý tốt với các nhiệm vụ như phân loại, sắp xếp và theo dõi dữ liệu giúp lưu trữ đúng cách, tránh hư hỏng, mốc hoặc quá hạn sử dụng. Điều này giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.
Xem thêm: Bốc xếp kho xưởng.
Quay vòng hàng tồn kho
Hàng tồn kho là xương sống của nhiều doanh nghiệp bán lẻ. Nếu hàng hóa bị mất hoặc hư hỏng, lợi nhuận sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Vòng quay hàng tồn kho được kiểm soát giúp tránh tình trạng hàng hóa tồn đọng lâu, hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng, đảm bảo tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho cao.
Bán hàng hiệu quả
Quản lý hàng tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, đáp ứng nhu cầu khách hàng và tránh tình trạng “hết hàng”, bảo vệ uy tín thương hiệu. Thông tin tồn kho còn hỗ trợ tạo các chiến dịch khuyến mại hiệu quả, nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Xem thêm: cung ứng lao động.
Tiết kiệm chi phí
Quy trình nhập xuất kho hiệu quả giúp bạn nắm rõ tình hình bán hàng, biết sản phẩm nào bán chậm hoặc tiềm năng. Điều này cho phép điều chỉnh mức tồn kho phù hợp, tiết kiệm chi phí từ việc mua và tích trữ quá nhiều hàng. Khoản tiết kiệm có thể được đầu tư vào các sản phẩm sinh lời tốt hơn.
Quy trình nhập kho hàng hóa
Lên kế hoạch và dự trù nhập hàng hóa
- Thông báo nhu cầu nhập hàng cho các bộ phận liên quan.
- Lên kế hoạch số lượng, thời gian nhập hàng (thông báo trước 1-2 ngày).
- Chuẩn bị kho, xe vận chuyển và nhân lực bốc dỡ.
Xem thêm: Thuê bốc vác theo giờ.
Kiểm tra khoảng trống và các loại hàng hóa trong kho
- Kiểm tra vị trí bảo quản: diện tích, môi trường, khả năng vận chuyển, phù hợp với hàng hóa lân cận.
- Kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa khi về kho.
- Báo cáo vấn đề (hư hỏng, thiếu hụt) và lập biên bản nếu cần.
Quản kho lập phiếu và xác nhận số hàng hóa
- Nếu hàng hóa phù hợp với giấy tờ, chuyển cho kế toán để in phiếu nhập kho.
Kiểm tra lại và hoàn thành việc nhập kho
- Sắp xếp hàng hóa vào vị trí đã chuẩn bị.
- Kiểm tra và cập nhật thông tin vào thẻ quản lý kho.
Xem thêm: Dịch vụ chuyển kho xưởng trọn gói.
Quy trình nhập kho vật tư, thành phẩm
Người nhập hàng làm yêu cầu nhập kho
- Quản lý kho lập phiếu yêu cầu nhập kho (bao gồm thông tin hàng hóa, số lượng, thời gian, lý do).
- Chuyển phiếu yêu cầu cho kế toán để xác nhận.
Lập phiếu nhập kho
- Kế toán xin quyết định từ lãnh đạo.
- Lập phiếu nhập kho và chuyển cho quản lý kho.
Giao hàng cho kho
- Bộ phận được yêu cầu nhập kho chuẩn bị và gửi hàng theo kế hoạch.
Kiểm đếm hàng hóa nhập kho
- Kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa.
- Lập biên bản nếu có sai lệch.
Ký nhận hàng hóa nhập kho
- Nhân viên kho ký nhận, giữ biên lai và giao cho kế toán, một bản cho người gửi hàng.
Hoàn tất quá trình nhập kho vật tư, thành phẩm
- Sắp xếp hàng hóa vào vị trí phù hợp.
- Cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho.
- Đảm bảo an toàn và chất lượng hàng hóa.
Xem thêm: Bốc xếp Tphcm.
Quy trình xuất kho hàng hóa
Tạo phiếu yêu cầu xuất hàng
- Bộ phận cần hàng lập phiếu yêu cầu xuất kho (bao gồm thông tin hàng hóa, số lượng, thời gian, lý do) và chuyển cho kế toán.
Kiểm tra lại số lượng hàng hóa trong kho
- Kế toán hoặc nhân viên kho kiểm tra hàng tồn để xác định khả năng đáp ứng.
- Báo cáo cấp trên nếu không đủ hàng.
Lập phiếu xuất kho
- Kế toán lập phiếu xuất kho dựa trên phiếu yêu cầu và giao cho nhân viên kho.
Lưu ý: Biên lai nên được sao thành 3 bản (kế toán lưu, thủ kho lưu, giao cho đơn vị nhận xuất kho).
Xuất kho theo yêu cầu
- Nhân viên kho kiểm tra và thực hiện xuất kho.
- Người nhận ký vào phiếu xuất kho và nhận bản sao.
- Cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho.
Xem thêm: Bốc xếp Bình Dương.
Hoàn tất thông tin cho quá trình xuất kho
- Quản lý kho nhận hóa đơn xuất hàng, sắp xếp lại kho, trả hóa đơn cho kế toán.
- Kế toán ghi sổ và đảm bảo hoàn tất thủ tục giao hàng.
Quy trình xuất kho bán hàng chi tiết
Tiếp nhận đơn hàng
- Bộ phận kinh doanh nhận đơn hàng từ khách hàng.
- Kiểm tra khả năng đáp ứng từ kho.
Làm phiếu đề nghị xuất kho
- Bộ phận kinh doanh lập phiếu đề nghị xuất kho (gửi cho kho và khách hàng).
Kiểm tra yêu cầu xuất kho bán hàng
- Bộ phận kho kiểm tra thông tin hàng hóa, số lượng.
- Kế toán xác nhận và lập phiếu xuất kho.
Ký xác nhận xuất kho bán hàng
- Nhân viên kho chuẩn bị hàng hóa theo phiếu xuất kho.
- Giao hàng và nhận ký xác nhận từ khách hàng.
Ghi sổ và hoàn tất quá trình xuất kho bán hàng
- Cập nhật thông tin xuất kho vào hệ thống.
- Kế toán xuất hóa đơn, đóng dấu và lưu trữ giấy tờ liên quan.
Xem thêm: [Bốc xếp Long An](https://bocxep247.vn/dich-vu-boc-xep-hang-hoa-long-an).
Quy trình xuất nhập kho thương mại điện tử cùng Thành Tín 247
Thành Tín 247 là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực logistics, cung cấp giải pháp vận chuyển, lưu trữ và quản lý chuỗi cung ứng cho khách hàng kinh doanh thương mại điện tử. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, tận tâm và chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ logistics chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng từ vận chuyển đến lưu trữ kho.
Hệ thống kho bãi hiện đại, tiện nghi và đạt chuẩn quốc tế của Thành Tín 247 đảm bảo an toàn và bảo quản tối đa cho hàng hóa. Chúng tôi còn đầu tư mạnh vào công nghệ, mang đến giải pháp quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả và tiên tiến nhất.
Tham khảo ngay dịch vụ ecommerce Order Fulfillment của chúng tôi
Trên đây là quy trình xuất nhập kho mà các công ty có thể áp dụng. Mỗi doanh nghiệp có cách tổ chức và quản lý kho riêng, vì vậy quy trình có thể được điều chỉnh phù hợp. Nếu gặp khó khăn, hãy liên hệ Thành Tín 247 để được tư vấn chi tiết về giải pháp fulfillment.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VẬN TẢI NHÂN LỰC THÀNH TÍN 247
Địa chỉ: Số 141/30/7C Đường 339, Phường Phước Long B, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Email: bocxep247.vn@gmail.com
Hotline: 0901302454
Website: https://bocxep247.vn/